Somos una empresa con experiencia y especializada en la gestión documental y de la información, enfocada a ofrecer soluciones a diversas instituciones en el manejo y organización de la documentación y de la información producida y recibida por las mismas, con el objeto de facilitar su acceso, utilización, conservación y difusión. En este blog queremos compartir nuestras inquietudes sobre nuevos proyectos, colaboraciones, jornadas, enlaces, foros, formación, noticias de actualidad...

Trabajos y Proyectos MSN Dokutalde

viernes, 27 de julio de 2012

Vacaciones

Julio está llegando a su fin, y con él queremos dejar cerrados un montón de asuntos que a lo largo del año nos han ido acompañando. En algunos casos, porque son tareas que no nos agrada demasiado realizar; en otros porque los plazos se acaban y hay que dejarlo hecho. Sea de una forma o de otra, vemos más próximas las vacaciones y nos hace de revulsivo para dejar todo en orden y volver en septiembre con el contador a cero, sin cuentas pendientes.
 
Está llegando ese momento en el que hacemos un kit-kat, necesario para volver con las pilas recargadas, listos para afrontar los proyectos que llegan para el último trimestre del año. Y es que si echamos la vista atrás, ha sido un año de retos: una nueva estructura de la organización, la puesta en marcha y desarrollo de un plan de marketing, proyectos muy diferentes entre sí a los que aportar y dar soluciones, nuevas organizaciones con las que trabajar… En fin, que el año ha estado repleto de nuevos proyectos, un gran trabajo en equipo y la continua sensación de que estamos trabajando en momentos difíciles, pero que hay que seguir con tesón, con ilusión, con nuevas ideas, esforzándose para poder mantenerse y continuar con la línea de trabajo que hemos planteado. Para ello, necesitamos hacer un alto en el camino, coger fuerzas, y volver renovadas en septiembre para afrontar la agenda que ya está repleta. ¡Felices vacaciones a todos y todas, nos vemos a la vuelta!

lunes, 23 de julio de 2012

Organización de archivos de despachos de Abogados

Hoy comenzamos contando nuestra última experiencia en el ámbito de la organización de archivos. En este caso, es el archivo de un despacho de abogados que tiene una cartera importante de clientes y que lleva un número considerable de casos al año. Estos procesos legales, generan el manejo de un importante volumen de papel, pero cada vez más, documentación en otros soportes, como puede ser el caso de los dvd’s.  

Hasta el día de hoy, muchos despachos han llevado la organización de la documentación como parte del trabajo interno, recayendo esta labor en alguna persona preparada o no para ello. Sin embargo, cada vez con más frecuencia se externalizan estos servicios. La principal causa de realizarlo de manera interna era el miedo a la desaparición de la documentación o de parte de ella, se guardaba todo con la idea de que así se ha de encontrar “todo”, y no se tiene en cuenta la falta de espacio que se crea. Además, empresas como MSN Dokutalde, hacen que se cumpla la LOPD, manteniendo la confidencialidad de los datos, tanto en lo que se refiere a la consulta de los expedientes, como a la hora de realizar la destrucción pertinente.


El despacho contaba anteriormente con una base de datos que registra la apertura del expediente, reflejando los datos de identificación de este: número de expediente, fecha de apertura, persona encargada de llevar el caso, cliente, contrario, asunto, estado en el que se encuentra el expediente… Todo lo relacionado con la descripción del expediente, el momento de la tramitación en el que se encuentra, y el lugar físico en el que también podemos encontrarlo. De esta manera, cualquiera de las diez personas que trabajan en el despacho, pueden localizar el expediente o consultar en pantalla los datos pertinentes sin necesidad de recurrir al documento físico.


Mientras dura la tramitación del expediente, este se halla en el archivo de oficina. Una vez cerrados los expedientes, pasan a un archivo central donde comienza nuestra labor. Hay que actualizar y completar los datos del expediente en la base de datos, para que cualquier consulta posterior, una vez cerrado el expediente, cuente con toda la información necesaria. Además de poner al día la información de los expedientes, se les da signatura y se mete en cajas normalizadas de archivo que posteriormente se etiquetan con un número currens, listas para pasar al archivo central.


Una vez que los expedientes se encuentran en cajas en el archivo central, se puede realizar cualquier consulta o préstamo, dejando constancia de estas acciones en la base de datos y un testigo en el depósito de archivo. Con esta labor realizada, tenemos el control de la documentación: durante su tramitación conocemos el estado en el que se encuentra, y en la etapa posterior al cierre, sabemos la localización exacta en el archivo o si por el contrario se encuentra en consulta o préstamo por parte de alguno de los usuarios del despacho. Además, la base de datos permite relacionar expedientes, realizar búsquedas por cliente, por fecha, por signatura… Estas búsquedas son muy interesantes de cara a realizar informes sobre la actividad llevada a cabo.


Es fundamental la labor de mantenimiento de actualización de la base de datos para poder estar al día y conocer la situación de los expedientes. Esta sistematización de la información, facilita de manera importante la consulta de expediente y además, reduce de manera significativa los tiempos de búsqueda. Este servicio cuenta con unas ventajas muy evidentes: ahorro de espacio, ahorro de tiempo, y como consecuencia de todo ello, ahorro de costes.


miércoles, 4 de julio de 2012

Visitas Profesionales: ERESBIL

Entre los proyectos que MSN Dokutalde tiene en mente, siempre se encuentra como actividad principal la actualización del blog. Desde que comenzamos con él, nuestra intención ha sido no solo compartir cursos y noticias relacionadas con el mundo de la gestión documental y la gestión cultural en general, si no además, contar nuestra experiencia en lo relativo a visitas profesionales a archivos y por qué no, algunas de nuestras intervenciones en el desarrollo de nuestros proyectos.

Este post está pendiente desde hace un par de meses, momento en el que pudimos conocer un gran tesoro del que no mucha gente tiene conocimiento. En realidad esta visita a Errenteria, a Eresbil, el archivo vasco de la música, fue fruto de una serie de casualidades. Todo comenzó con la llamada de un miembro de la Sociedad Filarmónica de Bilbao (http://www.filarmonica.org/) para concretar una reunión. Un particular había realizado la donación de una colección importante de partituras musicales y estaban interesados en identificarlas, describirlas y quizá en un futuro poder digitalizarlas para una óptima conservación. Entre todas las cuestiones que tratamos, salió a relucir la importante labor llevada a cabo por Eresbil, el inigualable fondo  musical que tienen y los diferentes soportes que manejan. Después de  salir de la reunión, comentamos lo curioso que sería conocer esos fondos, tan diferentes a los que solemos tratar a diario en nuestro trabajo. Así que para saciar esa curiosidad, nos pusimos en contacto con su director, Jon Bagües, a quien le pareció una idea estupenda realizarnos una visita profesional.

Concretado el día y la hora, nos pusimos en camino a Errenteria. Conocíamos las funciones de Eresbil y habíamos  visitado previamente su página web (http://www.eresbil.com/) pero una cosa es la visita virtual, y otra muy diferente la visita in situ.

Eresbil surge a partir de la idea de recopilar toda la música de los compositores vascos-navarros. Entre los años 1973-74, en la primera semana de la música vasca, Musikaste, se empezó la citada recopilación y como ellos mismo citan en su web “…a fecha de 2008, tienen un total de 1.775 autores registrados”. Cada año Eresbil se encarga de la programación del Musikaste, publicando quienes son los participantes, horarios, sitios de los conciertos…incrementando además los fondos de la institución.

Pudimos conocer las diferentes áreas de trabajo, el numeroso personal que allí trabaja, los diferentes fondos, la variedad de soportes en la que llega la documentación (carteles, partituras, programas, cds, vinilos, vhs, dvd,…), el tratamiento que se le da a cada uno de esos soportes, la descripción, la base de datos de catálogo… Se nos ocurrían numerosas preguntas y Jon Bagües no nos dejó sin respuestas. Realmente, este archivo, es una joya. Las tareas de recopilar, identificar, catalogar, poner a disposición del usuario y por supuesto, conservar para las generaciones venideras todo lo que allí custodian, no tiene precio. La música es parte de nuestra cultura, y por tanto, parte de lo que somos.

La herramienta fundamental para la difusión de todos estos fondos es la web de Eresbil,( http://www.eresbil.com/). La web es muy completa, con una amplia variedad de contenidos y posibilidades: la consulta de su catálogo general, de la descripción de las partituras, la realización de solicitudes de las partituras que nos interesen, la publicación de boletines,  se recogen webs temáticas de autores como Luis Arámburu, o la recién estrenada de José Antonio Arana Martija, http://vimeo.com/44943648 , la realización del seguimiento de la programación de cursos, charlas… que realizan en sus instalaciones…

Nos atrevemos a recomendaros una visita, a tener una experiencia más directa ya que allí podéis, a parte de consultar los fondos, ver la biblioteca especializada, realizar audiciones (en diversos formatos audiovisuales), en una sala preparada para tal efecto…

Sólo nos queda animaros a que os acerquéis, ya que es toda una experiencia musical y cultural.