Somos una empresa con experiencia y especializada en la gestión documental y de la información, enfocada a ofrecer soluciones a diversas instituciones en el manejo y organización de la documentación y de la información producida y recibida por las mismas, con el objeto de facilitar su acceso, utilización, conservación y difusión. En este blog queremos compartir nuestras inquietudes sobre nuevos proyectos, colaboraciones, jornadas, enlaces, foros, formación, noticias de actualidad...

Trabajos y Proyectos MSN Dokutalde

lunes, 23 de julio de 2012

Organización de archivos de despachos de Abogados

Hoy comenzamos contando nuestra última experiencia en el ámbito de la organización de archivos. En este caso, es el archivo de un despacho de abogados que tiene una cartera importante de clientes y que lleva un número considerable de casos al año. Estos procesos legales, generan el manejo de un importante volumen de papel, pero cada vez más, documentación en otros soportes, como puede ser el caso de los dvd’s.  

Hasta el día de hoy, muchos despachos han llevado la organización de la documentación como parte del trabajo interno, recayendo esta labor en alguna persona preparada o no para ello. Sin embargo, cada vez con más frecuencia se externalizan estos servicios. La principal causa de realizarlo de manera interna era el miedo a la desaparición de la documentación o de parte de ella, se guardaba todo con la idea de que así se ha de encontrar “todo”, y no se tiene en cuenta la falta de espacio que se crea. Además, empresas como MSN Dokutalde, hacen que se cumpla la LOPD, manteniendo la confidencialidad de los datos, tanto en lo que se refiere a la consulta de los expedientes, como a la hora de realizar la destrucción pertinente.


El despacho contaba anteriormente con una base de datos que registra la apertura del expediente, reflejando los datos de identificación de este: número de expediente, fecha de apertura, persona encargada de llevar el caso, cliente, contrario, asunto, estado en el que se encuentra el expediente… Todo lo relacionado con la descripción del expediente, el momento de la tramitación en el que se encuentra, y el lugar físico en el que también podemos encontrarlo. De esta manera, cualquiera de las diez personas que trabajan en el despacho, pueden localizar el expediente o consultar en pantalla los datos pertinentes sin necesidad de recurrir al documento físico.


Mientras dura la tramitación del expediente, este se halla en el archivo de oficina. Una vez cerrados los expedientes, pasan a un archivo central donde comienza nuestra labor. Hay que actualizar y completar los datos del expediente en la base de datos, para que cualquier consulta posterior, una vez cerrado el expediente, cuente con toda la información necesaria. Además de poner al día la información de los expedientes, se les da signatura y se mete en cajas normalizadas de archivo que posteriormente se etiquetan con un número currens, listas para pasar al archivo central.


Una vez que los expedientes se encuentran en cajas en el archivo central, se puede realizar cualquier consulta o préstamo, dejando constancia de estas acciones en la base de datos y un testigo en el depósito de archivo. Con esta labor realizada, tenemos el control de la documentación: durante su tramitación conocemos el estado en el que se encuentra, y en la etapa posterior al cierre, sabemos la localización exacta en el archivo o si por el contrario se encuentra en consulta o préstamo por parte de alguno de los usuarios del despacho. Además, la base de datos permite relacionar expedientes, realizar búsquedas por cliente, por fecha, por signatura… Estas búsquedas son muy interesantes de cara a realizar informes sobre la actividad llevada a cabo.


Es fundamental la labor de mantenimiento de actualización de la base de datos para poder estar al día y conocer la situación de los expedientes. Esta sistematización de la información, facilita de manera importante la consulta de expediente y además, reduce de manera significativa los tiempos de búsqueda. Este servicio cuenta con unas ventajas muy evidentes: ahorro de espacio, ahorro de tiempo, y como consecuencia de todo ello, ahorro de costes.


No hay comentarios: