Somos una empresa con experiencia y especializada en la gestión documental y de la información, enfocada a ofrecer soluciones a diversas instituciones en el manejo y organización de la documentación y de la información producida y recibida por las mismas, con el objeto de facilitar su acceso, utilización, conservación y difusión. En este blog queremos compartir nuestras inquietudes sobre nuevos proyectos, colaboraciones, jornadas, enlaces, foros, formación, noticias de actualidad...

Trabajos y Proyectos MSN Dokutalde

jueves, 25 de octubre de 2012

La digitalización, soluciones a muchas cuestiones


La semana pasada hablábamos de las pérdidas de tiempo y de cómo la falta de control y de localización de los documentos y de los expedientes influían en el aprovechamiento de la jornada laboral. Hoy presentamos un caso de éxito relacionado con los tiempos de consulta, el rápido acceso a la documentación y la actualización de esta.

Se trata de un Colegio Profesional que se puso en contacto con nosotros buscando una solución a estos problemas planteados anteriormente. Contaban con un archivo donde tenían un expediente por cada uno de los colegiados que contenían documentación muy diferente: DNI, títulos, certificados de cursos… Cada vez que tenían que realizar la consulta de un dato de cualquier expediente, el tiempo de búsqueda oscilaba entre los 6-8 min, teniéndose que trasladar de la oficina al archivo.

Para solucionar parte del problema, habían desarrollado una base de datos que contenía a  todos los colegiados. Para completar y enriquecer la función de la base de datos, nuestra tarea consistía en encontrar la mejor fórmula para la digitalización de los expedientes y posterior vinculación de las imágenes a la ficha de cada persona. De manera que la consulta de datos pudiera realizarse en la misma pantalla del ordenador  y cada usuario, cada colegiado, contaba con la posibilidad de actualizar los datos desde su casa subiendo nuevos documentos.

Como consecuencia de la digitalización de los expedientes de los colegiados, los tiempos de consulta se han reducido de 6-8 min a 1-2 min por consulta y los datos se encuentran actualizados. La digitalización tiene un coste, y no es un trabajo que se realice de hoy para mañana, pero sin duda, es una muy buena inversión:

-         rápido acceso a los datos  

-         menor tiempo de consulta

-         ampliación del acceso a  los usuarios autorizados

-         constante actualización de los datos.

viernes, 19 de octubre de 2012

GESTIÓN DEL TIEMPO + ORGANIZACIÓN = MEJORES RESULTADOS


En ocasiones salimos del trabajo con la sensación de no haber parado en todo el día; sin embargo, si nos ponemos a pensar, no hemos sacado adelante todo el trabajo que durante esa jornada a pleno rendimiento hubiéramos podido sacar.
Por un lado, están los tiempos de pérdida y búsqueda de la documentación que necesitamos:  “ dejaste encima de mi mesa el expediente que necesitaba, pero no lo encuentro”; “ a este expediente le falta  el contrato firmado que te di ayer”; “ ¿alguien ha cogido del archivo el estudio comparativo que estamos manejando?”.  Estas son frases de situaciones reales que a diario nos hacen perder muchísimo tiempo buscando documentación.
Además, analizando lo expuesto anteriormente, existe una falta de control sobre la documentación, el acceso del personal a la documentación no está limitado y faltan los procedimientos que indiquen la documentación que debe integrar el expediente.  Se ha realizado el diagnóstico, ahora tenemos que ponernos en marcha para implantar soluciones. Estos cambios pueden ir encaminados a diferentes puntos en función del análisis que realicemos de la organización  o empresa en la que vamos a actuar:
-         Desarrollo e implantación de procesos
-         Digitalización
-         Selección y expurgo de documentación
-         Organización de la documentación
-         Catalogación y descripción de los expedientes
-         Servicio de préstamo...

Por el contrario, podemos hablar de la implantación de un sistema integral de gestión documental que abarque todos los ámbitos citados anteriormente.  


MSN Dokutalde realiza el diagnóstico de la situación, detecta las necesidades de los clientes y ofrece las mejores soluciones. Si a una buena gestión del tiempo, le unimos la organización de la documentación, los resultados son inmejorables.


 

lunes, 8 de octubre de 2012

MerkaERKIDE: Plataforma comercial de las cooperativas vascas


Estamos viviendo tiempos de cambios en la forma de relacionarse. Hoy día muchas empresas, organizaciones e instituciones tienen su página web o perfil en las redes sociales, ofreciendo información sobre su actividad, los servicios o productos que ofrecen, la ubicación en la que se encuentran, de qué manera contactar con ellos… Es una ventana por la que podemos acceder y conocer a esa organización con la que nos interesa contactar e interactuar. http://www.merkaerkide.com/
Además, siempre hay que buscar nuevas vías para darse a conocer, establecer relaciones con  empresas y organizaciones, consolidarlas. Con el objetivo de emprender nuevos caminos de colaboración, la Federación de Cooperativas de Euskadi, Erkide, ha desarrollado una plataforma a la que todas las Cooperativas de Euskadi pueden acceder para ponerse en contacto con otras Cooperativas y realizar consultas, pedir presupuestos, realizar compras… Cada una de ellas, contará con un nombre de usuario y una clave mediante las cuales,  acceder a la plataforma y elegir entre las empresas adheridas al sistema que se adecuen a sus necesidades.
En ocasiones, necesitamos un servicio pero no conocemos ninguna organización que pueda ofrecérnoslo. La plataforma pretende no sólo acercar, dar a conocer los productos que cada Cooperativa ofrece, si no fortalecer las relaciones entre las Cooperativas integrantes y en consecuencia, las relaciones económicas entre ellas reforzando el espíritu cooperativista.
Una nueva era comienza para todas las Cooperativas que formamos parte de Erkide. Contamos con una herramienta que puede ayudarnos a crecer, a situarnos mejor en el panorama económico actual y a colaborar con otras organizaciones de las que hasta ahora no teníamos noticia. ¡Es una oportunidad que no podemos dejar escapar!