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Trabajos y Proyectos MSN Dokutalde

jueves, 25 de octubre de 2012

La digitalización, soluciones a muchas cuestiones


La semana pasada hablábamos de las pérdidas de tiempo y de cómo la falta de control y de localización de los documentos y de los expedientes influían en el aprovechamiento de la jornada laboral. Hoy presentamos un caso de éxito relacionado con los tiempos de consulta, el rápido acceso a la documentación y la actualización de esta.

Se trata de un Colegio Profesional que se puso en contacto con nosotros buscando una solución a estos problemas planteados anteriormente. Contaban con un archivo donde tenían un expediente por cada uno de los colegiados que contenían documentación muy diferente: DNI, títulos, certificados de cursos… Cada vez que tenían que realizar la consulta de un dato de cualquier expediente, el tiempo de búsqueda oscilaba entre los 6-8 min, teniéndose que trasladar de la oficina al archivo.

Para solucionar parte del problema, habían desarrollado una base de datos que contenía a  todos los colegiados. Para completar y enriquecer la función de la base de datos, nuestra tarea consistía en encontrar la mejor fórmula para la digitalización de los expedientes y posterior vinculación de las imágenes a la ficha de cada persona. De manera que la consulta de datos pudiera realizarse en la misma pantalla del ordenador  y cada usuario, cada colegiado, contaba con la posibilidad de actualizar los datos desde su casa subiendo nuevos documentos.

Como consecuencia de la digitalización de los expedientes de los colegiados, los tiempos de consulta se han reducido de 6-8 min a 1-2 min por consulta y los datos se encuentran actualizados. La digitalización tiene un coste, y no es un trabajo que se realice de hoy para mañana, pero sin duda, es una muy buena inversión:

-         rápido acceso a los datos  

-         menor tiempo de consulta

-         ampliación del acceso a  los usuarios autorizados

-         constante actualización de los datos.

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