Somos una empresa con experiencia y especializada en la gestión documental y de la información, enfocada a ofrecer soluciones a diversas instituciones en el manejo y organización de la documentación y de la información producida y recibida por las mismas, con el objeto de facilitar su acceso, utilización, conservación y difusión. En este blog queremos compartir nuestras inquietudes sobre nuevos proyectos, colaboraciones, jornadas, enlaces, foros, formación, noticias de actualidad...

Trabajos y Proyectos MSN Dokutalde

miércoles, 28 de noviembre de 2012

OPORTUNIDADES DE LOS TRASLADOS


Durante años, en el ejercicio de nuestro cargo, el día a día nos ha llevado a tener organizada la documentación en expedientes, formando a su vez un archivo donde poder consultar esa documentación que en ocasiones necesitamos con mayor o menor asiduidad. Este es el mejor de los escenarios en el que podemos encontrarnos: la existencia de un archivo, más o menos organizado e identificado. Sin embargo, hay momentos clave en los que la realidad supera la ficción: los traslados.
 
En ocasiones, las organizaciones deciden trasladarse a sedes donde se encuentran con un espacio mayor. Como consecuencia, solo tenemos un problema: realizar el traslado de toda la documentación, que no estaba tan bien organizada como en un primer momento parecía.
 
Otro de los casos con los que solemos encontrarnos es que la organización cambia su sede, pero en este caso a un local más pequeño. En este caso, contamos con dos problemas: la falta de espacio y la falta de organización de la documentación. Nos centraremos en esta realidad para comentar que si realizamos el traslado simplemente metiendo la documentación en cajas, lo único que haremos será trasladar el problema al nuevo espacio en el que nos ubiquemos, la documentación estará, pero sin previa identificación y organización no encontraremos nada y será como no contar con ella.
 
Aprovechemos la oportunidad del traslado, para realizar las tareas de identificación, organización del expediente, descripción… Al realizar estos procesos, suelen aparecen documentos de apoyo, numerosas copias de un mismo documento, catálogos…, documentación que realmente no tiene que formar parte del expediente y que podemos aprovechar para realizar una selección documental. De esta forma, no trasladaremos de una oficina a otra documentación que no tiene que formar parte del archivo, ahorrando costes en el traslado y espacio en la nueva ubicación.
 
Como planteamos, el traslado puede ser la oportunidad para deshacernos de numerosos objetos que hemos ido guardando en la parte de archivo, utilizándolo como almacén, diferenciando en la nueva ubicación espacio para ambos: el archivo y el almacén. Y a su vez, de comenzar en la nueva ubicación con un archivo nuevo, fruto de los trabajos de identificación, organización, descripción, selección documental… Sabemos que no es una tarea que se lleva a cabo en un par de días, por ello, la planificación es fundamental para un exitoso traslado.
 
Muchas de las situaciones que encontramos

viernes, 16 de noviembre de 2012

COLABORACIÓN EMPRESARIAL

Los tiempos son difíciles, no hay duda, pero no por ello nos vamos a quedarnos en casa esperando a otros mejores. Trabajar duro es lo que nos queda y además ponerle un poco de imaginación para encontrar soluciones a los problemas que nos vamos encontrando.
 
Contamos con la ayuda de internet, una herramienta muy útil para acercarnos a empresas, organizaciones, proveedores, contenidos, información, temarios, proyectos que se están llevando a cabo… Podemos saberlo casi todo. En un simple click contamos con muchísima información que nos puede ayudar a resolver algunos de los problemas con los que nos habíamos topado en un proyecto, podemos conocer otras experiencias archivísticas llevados a cabo, los resultados de una apuesta por la difusión…
 
 
En ocasiones nos empeñamos en pensar que estamos solos en este ámbito, y no es así. Debemos contar con la experiencia de los que llevan más años trabajando en ello y nos llevan cierta ventaja. Compartir cierta información sobre los proyectos no es síntoma de debilidad, al contrario, esa información aplicada a un proyecto de otra institución, puede ser el punto de partida para alcanzar otros objetivos y encontrar nuevos resultados, no hay dos proyectos iguales.
 
 
 
La creación de sinergias entre diferentes empresas y organizaciones  nos lleva a sumar, siempre se suma. Las debilidades se ven compensadas, los conocimientos se comparten, los horizontes se amplían, las oportunidades aumentan, los resultados mejoran.
 
Hacemos nuestro el lema “ La unión hace la fuerza”

viernes, 9 de noviembre de 2012

SOLUCIONES SI…RESPALDADAS POR LA LABOR DE UN GRAN EQUIPO DE PROFESIONALES

En muchos de nuestros post hemos tratado de reflejar mediante diversas soluciones, los beneficios que reporta la aplicación de una buena gestión documental (procedimientos, formación del expediente, digitalización, selección documental, expurgo…entre otros).

Parece por tanto, que la presencia humana ha quedado en un segundo plano, que la informática lo hace todo, siendo protagonistas los procesos automatizados de una u otra forma para ofrecer todo tipo de soluciones a los problemas que se plantean. Si bien es cierto que la herramienta nos ayuda a lograr nuestros fines, detrás de cada proyecto hay un equipo de personas, muy bien formadas, con amplia experiencia, y sobre todo, con ganas de aceptar nuevos retos y seguir aprendiendo.
Cuando los clientes se ponen en contacto con nosotros, bien porque no se sienten capaces de llevar a cabo la gestión documental de su negocio, porque se ven desbordados por falta de tiempo o porque les falta alguna herramienta con la que desarrollarlo, entra en juego la labor del equipo de MSN Dokutalde.
 
Analizamos la situación de la organización, sus necesidades, lo que se está haciendo bien y en lo que hay que seguir insistiendo, lo que hay que mejorar. A partir de ahí, se recurren a las acciones anteriormente citadas (expurgo, ordenación, catalogación, digitalización…etc). La metodología a aplicar en muchas ocasiones ya está definida, pero necesita de un experto para ser llevada a cabo puesto que el cliente está dedicado a realizar otro tipo de labores.
 
El cliente cuenta con la amplia experiencia y pericia de nuestro equipo de trabajo en este sector para ayudar y ofrecer soluciones al caos que se le ha generado y que le impide desarrollar su actividad de manera eficiente. Se estudian las alternativas y se le ofrecen varias soluciones, elegir una u otra es cuestión del cliente. Nosotros le asesoramos ofreciendo pros y contras, la decisión final es suya. Cada cual adopta para su negocio la solución que cree le es más favorable, partiendo siempre de lo que ya tenía, construyendo a partir de lo que ya estaba.
 
Nuestra labor es poner al servicio de las organizaciones nuestro conocimiento, nuestra experiencia para abordar los diferentes problemas que los clientes nos plantean beneficiándose de las aportaciones y herramientas que desarrollamos: sea cual sea su problema, a  día de hoy existe una solución y ¡estamos aquí para ofrecerla!
 
 

martes, 6 de noviembre de 2012

Mesa Redonda como clausura de la XII edición del Curso de Postgrado de la UNED

MESA REDONDA sobre La difusión de los archivos en el bicentenario de la Guerra de la Independencia” el viernes 16 de noviembre de 2012 a las 19:00 horas como clausura de la XII edición del Curso de Postgrado de la UNED de Especialista Universitario en Archivística.

 
 
 
http://www.slideshare.net/dokutalde/mesa-redonda-15050779