Somos una empresa con experiencia y especializada en la gestión documental y de la información, enfocada a ofrecer soluciones a diversas instituciones en el manejo y organización de la documentación y de la información producida y recibida por las mismas, con el objeto de facilitar su acceso, utilización, conservación y difusión. En este blog queremos compartir nuestras inquietudes sobre nuevos proyectos, colaboraciones, jornadas, enlaces, foros, formación, noticias de actualidad...

Trabajos y Proyectos MSN Dokutalde

martes, 13 de enero de 2015

Archivo de oficina del Servicio de Cultura del Ayuntamiento de Bergara

Año nuevo, cargado de buenos propósitos que vamos a cumplir, entre los que incluimos el no dejar olvidado el blog a pesar de estar hasta arriba de trabajo… Este asunto nos quedó pendiente en el 2014 y retomamos la actividad para contaros nuestro último proyecto llevado a cabo. Se trata de la organización, clasificación y descripción en la base de datos de los expedientes del Servicio de Cultura del Ayuntamiento de Bergara.

En más de una ocasión, hemos comentado cómo los traslados son una buena oportunidad para poder saber con qué documentación contamos y organizarla de tal manera que tras el cambio de localización podamos identificarla, localizarla y consultarla.

El próximo traslado del Servicio parece que será a unas instalaciones de menor tamaño por lo que era importante identificar la documentación, organizarla, describirla en la base de datos, en este caso en euskera, y realizar las transferencias al Servicio Municipal de Archivo para dejar en la oficina lo que se ajustara a sus necesidades de consulta y a la normativa vigente.

El resultado del trabajo fue la obtención de 123 cajas normalizadas de archivo de documentación, 968 registros de expedientes en la base de los que 716 eran para transferir. Además, aprovechando el conocimiento de la documentación existente, realizamos una propuesta de series y del cuadro de clasificación.

El trabajo ha sido realizado en un breve periodo de seis semanas, urgía realizar el trabajo para llevar a cabo el traslado, y sin duda no hubiera sido posible conocer la actividad y el funcionamiento de todo sin la colaboración y el trabajo en equipo realizado junto al personal del Servicio de Cultura y del Servicio de Archivo . Eskerrik asko por la ayuda, deseamos que el trabajo realizado os sirva para la consulta de la documentación en la base de datos y que en adelante seáis vosotras las que sigáis alimentando la base: esta es nuestra pequeña aportación en la implantación de un sistema integral de archivo.